La sfida

Un'azienda di supply chain e procurement pagava le fatture dei fornitori in larga parte sulla fiducia. La verifica erano controlli manuali a campione: prendi qualche fattura, recupera gli ordini e le bolle corrispondenti, confrontali riga per riga.

Con migliaia di fatture, controllare tutto a mano non era fattibile. Alcuni fornitori lo sapevano.

La richiesta era "beccate le fatture sbagliate". Guardare il processo l'ha riformulata. La verifica non era un problema di rilevamento — era un problema di riconciliazione. Ogni fattura dovrebbe combaciare con un ordine e una bolla di consegna. Se i tre documenti concordano, la fattura va bene. Se non concordano, qualcuno deve guardare.

Il pezzo mancante non era il giudizio. Era un modo strutturato di confrontare oltre 10.000 documenti che esistevano solo come PDF e foto.

Cosa abbiamo costruito

Una pipeline di riconciliazione documentale in tre parti:

OCR più estrazione LLM legge fatture, ordini e bolle di consegna trasformandoli in record strutturati.
Un motore di matching riconcilia ogni fattura con il suo ordine e la sua bolla.
Una dashboard delle anomalie fa emergere ogni disallineamento — quantità, prezzo, consegna mancante — per il team finance.

Il 100% delle fatture ora viene elaborato in automatico. Non un campione — ogni documento, controllato contro il suo ordine e la sua bolla, 24 ore su 24.

Niente viene bloccato in automatico: il sistema segnala, le persone giudicano. Il finance rivede le eccezioni e decide.

I risultati

Il sistema ha trovato frodi reali in produzione. Fatture che erano state pagate sulla fiducia non sono sopravvissute alla riconciliazione. Le persone non possono incrociare migliaia di documenti; il software sì, e non si stanca al documento 9.000.

Un archivio documentale ingestibile a mano è diventato un database strutturato. La verifica è passata dai controlli a campione alla copertura totale.

Numero	Cosa misura
10.000+	fatture elaborate e riconciliate
100%	di automazione sulle fatture — ogni documento controllato, non un campione
Frodi reali	trovate in produzione
24/7	verifica dei nuovi documenti all'arrivo

Cosa ottieni

Fino a due tipi di documento e un flusso di riconciliazione, con la dashboard delle anomalie su cui lavora il tuo team finance. Perimetro concordato per iscritto e 30 giorni di supporto.

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