La sfida

Questo è nostro. Costruito sul sistema che usiamo noi stessi: il nostro modulo spese, in uso quotidiano, nessun cliente coinvolto.

Una ricevuta è un pezzo di carta nella tasca di una giacca. Qualcuno deve leggerla, battere data, importo, categoria e luogo in un modulo, decidere se è rimborsabile, e allegare la carta a una nota che qualcun altro approva. Ogni passaggio è piccolo. È per questo che scivola via.

Il rimborso non è la parte costosa. La parte costosa è la ricevuta che appartiene a un progetto cliente e non arriva mai nella fattura al cliente, perché nessuno l'ha rincorsa a fine mese. Quei soldi lasciano l'azienda in silenzio e niente registra che lo abbiano fatto.

Il problema lo avevamo noi, quindi il modulo l'abbiamo costruito prima per noi.

Cosa abbiamo costruito

Questo è il modulo spese della piattaforma di tesoreria su cui giriamo. Lo pubblichiamo perché mostrare il sistema che usiamo è la cosa più vicina a una demo che possiamo darti prima che tu firmi qualsiasi cosa.

Fotografi la ricevuta dal telefono. Il modello legge data, importo, categoria e luogo e compila i campi.
Ogni campo estratto arriva con un segnale di confidenza. Controlli cosa ha letto e confermi — non lo ribatti. Quando il modello è incerto lo dice invece di indovinare, e il campo aspetta una persona.
I rimborsi chilometrici sono valorizzati da una tabella ufficiale che copre oltre 5.000 modelli di veicolo: scegli il veicolo, inserisci la distanza, l'importo è calcolato.
Le spese agganciate a un progetto cliente vengono portate nella fatturazione di fine mese come riga riaddebitabile, con le ricevute già impacchettate.
Quando il bonifico compare sull'estratto conto, la nota viene abbinata e aspetta la stessa conferma con un tap.

Il tap di conferma è il punto di controllo, ed è lì per design. Niente arriva nei conti perché un modello era sicuro di sé. Ci arriva perché una persona ha guardato cosa il modello ha letto e ha detto sì.

Gira nel nostro cloud — nello stesso modo in cui girerebbe nel tuo: il tuo cloud, i tuoi dati, la tua bolletta.

I risultati

Prima il numero onesto: oggi ci passano circa venti ricevute al mese. Siamo una piccola azienda e quello è il volume reale. Preferiamo pubblicarlo che gonfiarlo.

Quello che il volume non ti dice è la forma del lavoro, e la forma è ciò che compreresti. Una foto diventa una riga di rimborso, e il lavoro per ricevuta non cresce col conteggio: venti al mese e qualche migliaio al mese sono la stessa pipeline con una coda più lunga. Il sistema è dimensionato per il secondo caso; noi siamo il primo.

Il numero che conta di più per noi è la frequenza. Di tutta la piattaforma, questo è il modulo che apriamo di più — ogni giorno lavorativo, da chiunque spenda qualcosa.

Numero	Cosa misura
1 foto → 1 riga	una ricevuta diventa una riga di rimborso verificata
~20/mese	ricevute nel sistema oggi, alla nostra dimensione
Quotidiano	il modulo che apriamo di più, in tutta la piattaforma
5.000+	modelli di veicolo valorizzati per i rimborsi chilometrici, da tabella ufficiale

Cosa ottieni

Lo stesso flusso sui tuoi sistemi: acquisizione dal telefono, estrazione con segnali di confidenza, il tap di approvazione, la riga di rimborso, e le spese di progetto portate in fattura con i loro documenti allegati. Gira nel tuo cloud. Perimetro concordato per iscritto e 30 giorni di supporto. È impacchettato come Back-Office Automation.

E siccome questo è nostro, puoi guardarlo lavorare prima di impegnarti in qualsiasi cosa: apriamo il modulo che usiamo ogni mattina e ti mostriamo un mese vero.

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