Automazione di acquisizione documenti e data entry
Vehicle Services · 2026 · Back-Office Automation
Circa 100 pratiche al giorno vengono lette, abbinate e compilate in automatico — circa 3.000 campi che nessuno batte. Circa il 40% si apre senza alcun intervento umano; il resto arriva precompilato, con una persona che conferma.
La sfida
Un'azienda di servizi per veicoli riceve preventivi di riparazione da migliaia di officine partner. Arrivano in ogni formato che un'officina può produrre: un PDF da un gestionale, la foto di un foglio stampato, una pagina scritta a mano. Atterrano su più caselle di posta, mescolati a tutto il resto.
Qualcuno apriva ognuno di quei documenti e lo ribatteva. Veicolo, ricambi, quantità, prezzi, l'officina stessa — circa 30 campi per preventivo, circa 100 preventivi al giorno. Sono circa tremila campi battuti nel gestionale ogni giorno lavorativo, e nessuno legge il trentesimo campo del centesimo preventivo con la stessa attenzione del primo.
La richiesta non era "classificate i nostri documenti". Era: fate smettere di battere.
Cosa abbiamo costruito
Una pipeline di acquisizione documenti che gira nel cloud del cliente, dalla casella di posta alla pratica aperta:
- Un ingester legge le caselle e separa i preventivi da tutto il resto che ci arriva.
- Un agente di estrazione legge ogni preventivo — PDF, foto o scrittura a mano — trasformandolo in campi strutturati.
- Un livello di matching risolve ciò che l'officina ha scritto in ciò che il gestionale contiene davvero: il ricambio nel catalogo del cliente, l'officina nei suoi archivi, il valore che ogni menu a tendina accetta. Niente atterra finché non supera quel livello, che è un build a sé e una storia a sé.
- Una dashboard di revisione mostra all'operatore un preventivo già compilato, segnala cosa manca o è incerto, e apre la pratica.
La soglia tra "aprila" e "mostrala a una persona" è un'impostazione, e l'abbiamo tarata sul sospetto. Una pratica sbagliata costa molto più di una lenta, quindi al primo segno di dubbio il preventivo va a un umano. Circa il 40% dei preventivi supera quell'asticella e diventa pratica senza che nessuno lo tocchi. Il resto no, di proposito.
Ciò che la persona riceve non è un modulo vuoto. È il preventivo, letto, abbinato e precompilato, con i campi incerti segnalati. L'umano conferma; l'umano non batte. E le correzioni fatte in revisione non vengono buttate: vengono rilette al preventivo successivo, che è la seconda metà di questo build.
I risultati
Dalla pipeline escono circa 100 pratiche al giorno. Sono circa 3.000 campi letti e abbinati senza che nessuno li batta — il lavoro che prima riempiva la giornata.
Circa il 40% dei preventivi diventa pratica senza alcun intervento. Il resto non è lavoro rimasto indietro: è lavoro che arriva già letto e già abbinato, in attesa di un sì.
| Numero | Cosa misura |
|---|---|
| ~3.000 | campi letti e abbinati al giorno |
| ~100 | pratiche al giorno in uscita dalla pipeline |
| ~40% | dei preventivi trasformati in pratica senza alcun intervento umano |
| ~30 | campi per preventivo, letti e abbinati |
Cosa ottieni
La pipeline di acquisizione in esecuzione nel tuo cloud — caselle di posta in ingresso, record strutturati in uscita — più la dashboard di revisione da cui il tuo team conferma, e la soglia di confidenza impostata dove vuoi tu. Perimetro concordato per iscritto e 30 giorni di supporto. È impacchettata come Back-Office Automation.
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